La signature électronique, au cœur du sujet stratégique de la transformation numérique, connait un essor inédit à travers le monde mais reste un domaine assez mal compris par la plupart des dirigeants IT en 2022. Forrester Consulting s’est penché sur la question pour en tirer des enseignements et des best practices. Décryptage.

Par THIBAULT GATECLOU-MAREST, Alliance Manager et expert en gestion documentaire chez Insight France  

Les processus documentaires sont particulièrement chronophages au sein d’une entreprise, à plus forte raison lorsqu’il s’agit de la validation ou la signature de documents officiels. Les confinements successifs et le développement du travail hybride nous ont permis de mieux appréhender cette réalité et poussent les dirigeants à accélérer leur transformation numérique sur cette thématique. 

Pour qu’un contrat ou un accord soit juridiquement valable, il n’est plus obligatoirement nécessaire, en effet, qu’un document papier soit signé de façon physique, à la main, par les parties prenantes. La signature électronique a été une vraie révolution avec son acceptation issue de la directive européenne 1999/93/CE du 13 décembre 1999. Ainsi, depuis janvier 2000, la signature électronique est reconnue officiellement en Europe, avec la même valeur que la signature manuscrite. Des accords internationaux ont été conclus pour l’élargir à d’autres zones du monde.

Techniquement, il s’agit d’un système, appelé aussi logiciel de e-signature, qui permet, selon une définition consacrée, de « garantir la non-répudiation d’un document électronique et d’en authentifier le signataire » comme la signature manuscrite sur papier. La signature électronique n’est pas purement visuelle, ce qui est l’élément clé de l’authenticité sur le papier, mais correspond à une suite de caractères et surtout l’identité du signataire est établie au moyen d’un certificat sécurisé avec des normes de sécurité suffisamment élevées pour assurer sa validité juridique. 

En quelques mots, les propriétés de la signature électronique peuvent se résumer ainsi : l’authenticité, avec une identité qui est certaine ; le caractère infalsifiable pour qu’on ne puisse « imiter » une signature ; l’impossibilité de réutiliser la signature sur un autre document ; l’inaltérabilité, le document une fois signé ne peut pas être modifié, et enfin la signature est irrévocable et ne pas être niée par son auteur. 

Alors que de nombreuses solutions existent sur le marché, l’épisode de la crise sanitaire a poussé naturellement des entreprises à tenter d’implémenter d’elles-mêmes et un peu avec les moyens du bord, une signature électronique en profitant des fonctionnalités basiques intégrées dans Acrobat d’Adobe. La signature électronique étant l’un des piliers de la transformation numérique des entreprises, quels sont les points fort d’Adobe Sign, l’un des acteurs remarquables du secteur ? J’en retiens principalement cinq.

La confiance et la réputation 

Sur le fond, l’emploi de la signature électronique permet tout d’abord d’instaurer un climat de confiance avec ses partenaires, ses clients, ses fournisseurs. Ici, l’environnement parfaitement sécurisé, fiable et certifié d’Adobe Sign est une preuve que l’on traite ses relations business avec sérieux. C’est un gage de confiance, et cette confiance va rejaillir sur la réputation de votre entreprise.

L’avantage de la rapidité

Plus besoin d’imprimer, signer, poster, faire signer et renvoyer des docs. C’est un point qui facilite l’agilité. Et au passage, c’est aussi un plus pour l’environnement. Avec Adobe Sign, quand le premier intervenant a signé, l’autre, ou les autres, en est immédiatement informé et peut apposer sa signature quasi-instantanément. 

Selon l’étude Total Economic Impact réalisée par Forrester Consulting, « la réduction des étapes de signature manuelle permet aux employés de gagner en moyenne 1h30 par transaction ». Avec un gain total de temps au bout de la troisième année d’utilisation de 125 heures par utilisateur !

Ainsi, sur le terrain par exemple avec Adobe Sign Saint-Gobain a-t-il réduit le délai de signature des documents RH à 24 heures. De même Airbus a pu rationaliser 45 000 signatures par an, ou encore BMW Group France a réduit le temps de signature à moins de 48 heures !

Avec aussi des économies à la clé : « la réduction de l’utilisation des documents papiers se traduit par des économies de 5,34€ par transaction en moyenne ». 

Une sécurité garantie

La sécurité, ici c’est la clé. Quand on signe à distance en quelque sorte, avec sa signature réelle, comment se prémunir vraiment de modifications du document ou d’un ajout de pages ? … Certes, c’est loin d’être la majorité des cas mais avec la signature électronique, aucun risque de ce type ! Dans la version Adobe Sign, votre identité est enregistrée dans un certificat tiers sécurisé, et le logiciel de e-signature vérifie si le contenu a été modifié lorsque le document est rouvert après la signature. Autant de technologies qui rassurent.

Avec Adobe Sign, il est possible d’effectuer les trois niveaux de signatures au titre de la réglementation européenne eIDAS, pour Electronic IDentification Authentication and trust Services ⁽¹⁾ : simple, avancée ou qualifiée. 

L’archive digitale facile et sûre

Autre point : la signature manuscrite n’a de valeur juridique que si elle est conservée pour garder sa valeur de preuve. Ici, le contrat est enregistré au format PDF et se voit complété d’un rapport d’audit, fichier retraçant les actions menées par les participants lors de la signature et constituant la preuve ultime de l’intervention et de l’identité de chacun. Enfin, le fichier est consultable dans la durée grâce à l’archivage intégré.

L’indispensable intégration 

Enfin, et c’est un point essentiel, l’intégration de la signature électronique au sein d’un environnement complet comme celui d’Adobe est un atout considérable. La possibilité d’utiliser Adobe Sign uniquement par API en facilite grandement les intégrations profondes à l’écosystème technologique déjà en place et permet donc des automatisations. A la clé, des économies d’échelle sur les outils et la gestion, et moins de risques dans la communication et l’interopérabilité entre systèmes. Sans compter qu’Adobe Sign s’intègre aussi à de nombreuses solutions Microsoft, les deux éditeurs étant des partenaires privilégiés : envoi directement à partir de Teams pour signature rapide, Live Signing pour signer un document lors d’une téléconférence, modèles prêts à l’emploi dans l’environnement 365, etc.

Plus largement, il s’agit de contribuer à la transformation en profondeur de l’entreprise grâce à la digitalisation des processus documentaires : la dématérialisation, l’un des fondements de la transformation numérique, est ici complétée par cette étape clé qu’est la signature électronique, dans toute la chaine qui va de la GED (Gestion Electronique de Documents) à l’ECM (Enterprise Content Management) et même jusqu’au CCM (Customer Communication Management).

On constate aussi, toujours selon Forrester Consulting une rationalisation des processus métiers, une amélioration de l’expérience client grâce à l’utilisation des flux de travail numérisés, mais aussi des gains de compétitivité. 

Ainsi, « les entreprises convertissent leurs processus papiers en processus numériques grâce à Adobe Sign ». Avec des fonctionnalités qui peuvent être utilisées en mobilité. Bref, une brique qui est indispensable au travail agile…

(1) Le Règlement « eIDAS » n°910/2014 de l’Union européenne, du 23 juillet 2014, cherche à accroître la confiance dans les transactions électroniques avec un socle commun pour les interactions électroniques sécurisées entre les citoyens, les entreprises et les autorités publiques.